Een fusie of overname gaat niet zonder slag of stoot. Het is een enorme uitdaging om verschillende bedrijven in elkaar te laten opgaan. Een belangrijke reden om te fuseren is kostenreductie door schaalvergroting. Synergie kan echter alleen bereikt worden als de betrokken organisaties niet alleen op papier de krachten bundelen, maar ook in de praktijk. Dat is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. Waar moet je beginnen?
Weet waar je aan begint
Het integreren van processen en systemen van verschillende organisaties, heeft veel impact. Het kost bijna altijd veel meer tijd en geld dan gedacht. Daarnaast leidt het vaak tot veel onrust op de werkvloer. Voor je een dergelijk traject start, moet je dan ook goed weten waar je aan begint.
Het begint met overzicht
Veel fuserende organisaties stellen een team aan dat een integratieplan maakt. Een goede basis van dit integratieplan is het Organisatie Constructie Diagram (OCD). Daarin worden de bedrijfsprocessen en rollen in kaart gebracht, evenals de gegevens die gebruikt worden. Zo krijg je snel een heel volledig, high level overzicht. Als duidelijk is wat de overlap tussen de bedrijven is en op welke punten ze afwijken, kan op basis daarvan bepaald worden waar en in hoeverre de nieuwe organisatie verder geïntegreerd wordt.
Zoek de verschillen
Bij ForMetis hebben we ervaring met fuserende organisaties. We starten een dergelijk traject altijd met het maken van een OCD. Vaak blijkt daaruit dat de fuserende organisaties meer gemeen hebben dan je op het eerste gezicht zou denken. De grote verschillen zitten meestal niet in de primaire processen, maar vooral in de implementatie daarvan. Denk bijvoorbeeld aan het ontvangen van orders. Bij het ene bedrijf zal dat via de mail gaan, bij het andere worden de orders online ingestuurd. In beide gevallen gaat het echter om dezelfde gegevens en ook de verwerking zal grotendeels hetzelfde zijn. Daarnaast kan de verdeling van rollen en taken over functie(groepen) en teams nogal eens verschillen. In essentie verloopt een proces dan hetzelfde, maar de taken liggen bij andere mensen dan je misschien verwachtte. Ook hier is het belangrijk vroegtijdig overzicht te hebben, want dit heeft nogal gevolgen voor bijvoorbeeld IT systemen.
Integreren blijft maatwerk
Blijft het bij oppervlakkige verschillen, dan is het meestal goed mogelijk de systemen van de ene organisatie ook in de andere uit te rollen. Waar sprake is van grote verschillen, is het verstandig om nog eens goed na te denken over de mate waarin de processen, taakverdeling en systemen geharmoniseerd moeten worden. Een bepaalde vorm van integratie is nodig om de processen efficiënt in te richten, maar dat betekent niet dat de bedrijven op alle punten op precies dezelfde manier ingericht moeten worden. De uitdaging is hierin een optimum te vinden en de goede prioriteiten te stellen. First things first!