De meeste mensen hebben wel eens gehoord van een CRM of ERP, maar een Zaaksysteem?
Dat is andere koek! Het blijkt niet zo makkelijk om hiervan een goede, sluitende definitie te geven. Daarom leggen we de vraag voor aan Joost Vermolen, mede-oprichter van ForMetis.
Joost Vermolen over het Zaaksysteem
“Een CRM (Customer Relationship Management systeem) is vooral gericht op het genereren van verkoopkansen. Een ERP (Enterprise Resource Planning systeem) is een omgeving met meerdere modules die allerlei standaard processen in een bedrijf of organisatie ondersteunt.
Een Zaaksysteem gaat echter veel meer de diepte in. Het richt zich juist op complexe processen waarvoor veel specifieke kennis van ervaren professionals nodig is.
Het Zaaksysteem in de praktijk
Denk bijvoorbeeld aan het aanvragen van een bouwvergunning bij de gemeente. Zo’n aanvraag moet inhoudelijk aan allerlei regels voldoen en voorzien worden van aanvullende stukken zoals bouwtekeningen en sterkteberekeningen.
Het dossier gaat langs verschillende loketten voordat hij uiteindelijk goedgekeurd wordt.
Zo kunnen er allerlei soort aanvragen worden ingediend bij een gemeente, elk met hun eigen regels en goedkeuringsproces.
Met name voor grotere gemeenten is het moeilijk om het overzicht hierop te houden. Niet alleen vanwege het grote aantal aanvragen dat zij moeten verwerken, maar ook omdat er doorgaans veel partijen bij betrokken zijn.
Daarom is het belangrijk hiervoor een goed systeem in te richten waar de medewerkers mee uit de voeten kunnen!
Hoe slim is een Zaaksysteem?
Een goed Zaaksysteem weet precies hoe bepaalde dossiers afgehandeld moeten worden. Elk dossier wordt zo slim gemaakt dat het zelf weet in welke stap van het proces het is aanbeland, welke stukken er nog ontbreken en/of wie verantwoordelijk is voor de volgende fase.
Ook kan het systeem gekoppeld worden aan achterliggende systemen om daaruit aanvullende informatie op te halen.
Natuurlijk is niet elk Zaaksysteem hetzelfde. Er zijn verschillende systemen op de markt, ieder met hun eigen insteek. Met SlimDossier, het Zaaksysteem van ForMetis, richten we ons met name op de Energiemarkt, Verzekeringsmaatschappijen en de Overheid.
Ons uitgangspunt daarbij is dat het systeem alle scenario’s moet ondersteunen. Verder vinden we het heel belangrijk dat de medewerkers voldoende ruimte krijgen om hun werk optimaal te doen. Daarin gaan we verder dan andere leveranciers.
Geef de professional de ruimte
In het Zaaksysteem van ForMetis hebben de gebruikers bijvoorbeeld alle vrijheid om documenten in het systeem te hangen. Ze kunnen zelf bepalen onder welke noemer ze een stuk aan een dossier toevoegen en in welk formaat.
Wij geloven dat dit soort zaken niet door het systeem afgevangen hoeven te worden, maar dat het beter werkt als de medewerkers hierover zelf afspraken maken.
Alleen door de gebruikers serieus te nemen en hen de ruimte te geven hun werk naar eigen inzicht te organiseren, kun je voldoende draagvlak voor het systeem creëren.
(Formetis is ook aanwezig op het evenement Zaaksystemen in beeld LIVE, klik hier om er alles over te lezen.)
Oplossingen
Producten