Workflow, Zaaksystemen,DEMO en Formetis
Steven van Kervel is mede-oprichter van ForMetis en draagt sinds 2006 bij aan wetenschappelijk onderzoek naar de DEMO methodiek waarmee een kloppende workflow ingericht kan worden. Het succes van het SlimDossier Zaaksysteem met DEMO procesondersteuning komt volgens hem voort uit het gebruik van deze formele benadering : “DEMO is een geavanceerd, wetenschappelijk onderbouwd model waarmee we een 100% kloppende workflow kunnen inrichten. Het enige probleem is dat de DEMO methodiek zo complex is dat iedereen afhaakt als ik uiteen wil zetten hoe het werkt. Daarom leg ik de methode liever uit aan de hand van een metafoor: Het DEMO model is als de dirigent van een groot symphonie-orkest.
De Workflow, het belang van een goede partituur
Om het orkest goed te kunnen aansturen, heeft een dirigent een partituur nodig. Daarin ligt vast welke afzonderlijke partijen een rol spelen in de uitvoering, wanneer ze moeten invallen, welke tonen ze moeten spelen, wat de toonhoogte is etc… De dirigent kan in de partituur met één blik het totale verloop van de muziek overzien. De muzikanten weten tot in het fijnste detail wat van hen wordt verwacht.
Bedrijfsprocessen en de workflow
Ook een bedrijf of organisatie heeft een partituur nodig, een overzicht waarin precies staat hoe de processen eruit horen te zien, uit welke taken ze bestaan, wie deze moet uitvoeren en onder welke voorwaarden dat moet. Zonder zo’n overzicht wordt het erg lastig om een organisatie aan te sturen en weten medewerkers niet wat ze moeten doen. Wil je je processen optimaliseren, dan zul je dus eerst in kaart moeten brengen hoe de nieuwe organisatie eruit moet gaan zien, wie verantwoordelijk is voor welke taken en hoe deze eruit zien.
Om ervoor te zorgen dat je daarbij geen dingen over het hoofd ziet, kun je daarvoor het beste een uniforme, eenduidige taal gebruiken zoals het notenschrift: over de hele wereld interpreteren we het op dezelfde manier.
Het moment suprême
Langzaam druppelt de concertzaal vol met bezoekers. De verwachtingen zijn hooggespannen. De orkestleden nemen een voor een hun plaats op het podium in. Stipt op tijd komt als laatste de dirigent op. De zaal wordt stil als hij zijn dirigeerstok: het gaat beginnen.
De dirigent geeft het startsein en de eerste tonen klinken op vanuit het orkest. Op aangeven van de Maestro vallen de verschillende partijen een voor een in, ieder op precies het goede moment. De dirigent slaat de maat en geeft met handgebaren aan wie wat moet doen. Hier maant hij tot rust, daar dweept hij de muzikanten juist op. Niets ontsnapt aan zijn aandacht. Hij hoort iedere aarzeling, elke dissonantie of onzuiverheid.
De Workflow en het zaaksysteem
De workflow in een zaaksysteem heeft precies dezelfde functie als een dirigent op het concertpodium. De workflow bepaalt wat er moet gebeuren, het zet allerlei taken uit bij de juiste medewerkers en ziet erop toe dat die goed worden uitgevoerd. Daarbij wijst het medewerkers de weg door het proces en loodst ze er doorheen. Als een dossier niet goed wordt afgehandeld of te lang blijft liggen, dan zorgt de workflow ervoor dat de medewerkers een seintje krijgen om alsnog de juiste stap te zetten.
Het concert nog eens terugluisteren?
Met geluidsapparatuur kun je elk concert opnemen en terugluisteren. Gebeurt dit professioneel, dan wordt er standaard een audio recorder met meerdere sporen gebruikt zodat je de verschillende geluidsbronnen afzonderlijk kunt vastleggen. De huidige techniek is zo goed dat je daarmee elke trilling kunt terughalen, versterken en analyseren.
Hetzelfde geldt voor alle activiteiten binnen een workflow. Per afdeling, dossier, medewerker, periode, taak e.a. wordt elke wijziging opgeslagen zodat de band altijd kan worden teruggespeeld. Zo kan achteraf precies worden bekeken hoe productief het proces is en waar eventueel nog ruimte voor verbetering is”.
Zaaksystemen in Beeld LIVE! 2018
Wil je de echte dirigent graag eens aan het werk zien, kom dan langs op het Zaaksystemen in Beeld LIVE! Event op 15 maart. Daar kun je verschillende Zaaksystemen in levende lijve zien en vergelijken, waaronder het SlimDossier van ForMetis. Heb je interesse, dan kun je je hier inschrijven. We zien je graag verschijnen!
Oplossingen
Producten